Dr. Tobias Nießen

Künstliche Intelligenz (KI) ist längt in aller Munde. Anfangs für viele noch ein Schreckgespenst, ist KI im Arbeitsalltag Vieler längst angekommen und dort teilweise bereits zum vertrauten „Kollegen“ geworden.

Aber was ist KI überhaupt?

Hier gibt uns der Entwurf der „Verordnung zur Festlegung harmonisierter Vorschriften für künstliche Intelligenz …“ (kurz: KI-VO) Aufschluss, dem die EU-Mitgliedsstaaten am 2.Februar 2024 zugestimmt haben: Ein KI-System ist danach eine „Software, die mit einer oder mehreren […] Techniken […] entwickelt worden ist und im Hinblick auf eine Reihe von Zielen, die vom Menschen festgelegt werden, Ergebnisse […] hervorbringen kann, die das Umfeld beeinflussen, mit dem sie interagieren.“ Zu diesen Techniken gehören u.a. Konzepte des maschinellen Lernens, logik- und wissensgestützte Konzepte und statistische Ansätze.

KI im HR-Bereich

Im HR-Bereich finden sich bereits verschiedene Bereiche, in denen KI eingesetzt wird, z.B.

  1. im Performance- und Ressourcenmanagement zur Optimierung der Nutzung organisatorischer Expertise und Planung
  2. bei HR-Routinearbeiten für die Erstellung von Verträgen oder das Übertragen von Bewerberdaten oder in Form von Chat-Bots im Onboarding-Prozess oder zur FAQ-Beantwortung oder
  3. im Recruiting zum Abgleich von Bewerbungsunterlagen mit den Anforderungen einer Stelle

Rechtsrahmen & Risiken

Fakt ist, dass KI viele spannende Möglichkeiten bietet, aber Nutzen und Vorteile stets gegen Risiken und Nachteile abgewogen werden sollten. Denn was auf den ersten Blick nach Arbeitserleichterung aussieht, kann bei genauerem Hinsehen viel komplizierter sein als zunächst gedacht. Deshalb sollte der Rechtsrahmen nicht aus den Augen gelassen werden.

Wie eingangs bereits erwähnt, hat die EU den Entwurf einer KI-Verordnung verfasst, die EU-weit als Vorgabe gelten soll. Auf nationaler Ebene sind wir noch nicht so weit, aber es gibt bestehende Regelungen, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Aus HR-Sicht sind das insbesondere das Datenschutzrecht, das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz und das Betriebsverfassungsgesetz.

Neben diesen rechtlichen Rahmenbedingungen ergeben sich beim Einsatz von KI aber auch Risiken tatsächlicher Art, nämlich u.a. die Preisgabe von Unternehmensdaten und Geschäftsgeheimnissen oder die Verletzung personenbezogener Daten (insb. bei Drittstaaten-Transfers).

Handlungsempfehlungen

Vor dem Hintergrund der skizzierten Risiken tun Unternehmen gut daran, Rahmenbedingungen für den Einsatz von KI-Systemen festzulegen, zumal dann, wenn die dienstliche Nutzung des Internets erlaubt/geduldet ist,  und davon grundsätzlich auch frei im Internet verfügbare KI-Systeme umfasst sind (z.B. ChatGPT, DeepL). Deshalb empfiehlt sich die Verabschiedung einer unternehmensinternen KI-Richtlinie. Darin können Prozesse definiert (u.a. Festlegung Use-Cases, Offenlegungs- und Dokumentationspflichten, Vorgaben hinsichtlich Prüfung, Steuerung und Kontrolle der KI-Ergebnisse, Ausnahmefälle) und inhaltliche Grenzen festgelegt werden (u.a. Verpflichtung zur Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen, Untersagung der Eingabe von personenbezogenen Daten oder von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen, Verbot der Weitergabe von KI-Ergebnissen ohne menschliche Kontrolle).

Da es am Markt eine Vielzahl unterschiedlicher, kostenpflichtiger KI-Systeme gibt und sich dieser Markt sehr dynamisch entwickelt, sollte vor dem Kauf von KI-Produkten unbedingt eine genaue Marktanalyse durchgeführt werden. Hierbei sollte man sich stets die Frage stellen, ob die verschiedenen Systeme jeweils rechtskonform agieren (u.a. Datenschutz). Außerdem gilt es, Mitarbeiter, die mit diesen KI-Systemen arbeiten sollen, dementsprechend zu schulen und die Personalplanung dahingehend zu prüfen, ob es durch den Einsatz von KI-Systemen zu Überhängen oder Unterbesetzung kommt.

Neben fremder KI sollte aber vor allem auch die Hebung des unternehmenseigenen Datenschatzes vorangetrieben werden, denn nirgendwo finden sich passgenauere Daten als im eigenen Datenbestand, der dafür allerdings strukturiert aufgearbeitet werden muss. Unsere Experten der FGS Digital GmbH bieten hier auf Basis ihres breiten Praxiswissens sowohl fachliche als auch technische Unterstützung an, um passgenaue Lösungen zu entwickeln.

Ausblick: KI meets Datenschutz

Da kaum ein Vorgang im HR-Bereich ohne personenbezogene Daten auskommt, ist es wichtig, sich beim Einsatz von KI-Systemen auch mit dem Thema Datenschutz näher auseinanderzusetzen. Einblicke hierzu gibt unserer Spotlight Arbeitsrecht Webinar am 28. Mai 2024.